In 4 Schritten zu hoher Datenqualität - Qualitätsstandards langfristig etablieren

Wie finden Sie heraus, wie es um die Datenqualität in Ihrem Unternehmen steht? Welche Kriterien sollten Sie beachten? Und wie verbessern Sie die Datenqualität langfristig? Wir haben die wichtigsten Schritte für Sie zusammengefasst, die Sie setzen sollten um hohe Qualitätsstandards zu etablieren und langfristig zu halten.

Schlechte Datenqualität äußert sich mit unterschiedlichen Symptomen: Postaussendungen kommen doppelt bei den Empfängern an, E-Mails und Rechnungen dafür gar nicht, Service-Mitarbeiter finden keine passenden Kundeninformationen und können auf Anfragen nicht kompetent antworten – um nur einige Beispiele zu nennen. Um dies zu verhindern und eine hervorragende Kundenbetreuung sicherzustellen sind korrekte und vollständige Daten in Ihrem CRM-System ein Muss. Folgen Sie unseren vier wichtigsten Schritten und sprechen Sie Ihre Kunden persönlich und zielgerichtet während der gesamten Customer Journey an:

1. Schaffen Sie sich einen Überblick

Mit einer umfassenden Analyse gewinnen Sie einen Überblick über den aktuellen Zustand Ihrer Daten – nur so können Sie bedarfsgerechte Maßnahmen ableiten um die Qualität zu erhöhen. Prüfen Sie beispielsweise, ob Postanschriften, E-Mail-Adressen, Anrede-Felder oder Telefonnummern richtig und vollständig ausgefüllt sind. Versenden Sie häufig Werbematerialien an falsche Adressen verpufft nicht nur der gewünschte Effekt, es entstehen auch hohe Kosten – mit einer Analyse der Daten finden Sie Schwächen in Ihrem Bestand und können gezielt Schritte zur Verbesserung setzen.

2. Bereinigen Sie unsaubere Datensätze

Festgestellte Mängel in Ihrer Datenqualität bereinigen Sie im zweiten Schritt. Mit passenden Tools werden Adressen gegen internationale Datenbanken abgeglichen und aktualisiert. Sind Ihre Kunden umgezogen? Mit dem Abgleich spielen Sie neue Anschriften sofort zurück in Ihre Systeme. Dabei lassen sich auch Geschäftspartnerdaten gegen Sanktionslisten wie Blacklists oder Sperrlisten abgleichen und das Risiko ausräumen, gegen gesetzliche Bestimmungen zu verstoßen. Auch gefundene Dubletten führen Sie nach festgelegten Zielformaten zu einem Datensatz zusammen und vermeiden so Redundanzen.

3. Erhalten Sie die hohe Qualität

Haben Sie durch die Bereinigung einen sauberen Datenbestand hergestellt, sollten Sie gewährleisten, dass dieser hohe Standard erhalten wird. Der effektivste und kostengünstigste Weg dazu ist, nur Daten, die dem Verwendungszweck angemessen sind, ins System aufzunehmen und sogenannte „First-time-right“-Mechanismen zu etablieren. Dabei werden Firmen- und Kontaktadressen direkt bei der Anlage automatisch analysiert und bereinigt. So können Sie schlechte Datenqualität bereits bei der Erfassung oder Bearbeitung abfangen.

4. Überprüfen Sie regelmäßig

Auch wenn Sie nach der initialen Bereinigung geeignete Mechanismen implementieren, sollten Sie in regelmäßigen Abständen die Qualität Ihres Bestands überprüfen. Fusionen, Insolvenzen oder die Änderung der Rechtsform ebenso wie Namensänderungen durch Hochzeiten oder Scheidungen führen dazu, dass Datensätze angepasst werden müssen. Mit wiederkehrenden Analysen wissen Sie immer genau wie gut Ihre Daten gepflegt sind und wie Sie weiter optimieren können.

Datenqualität relevant verbessern

Wiederholen Sie diese vier Schritte regelmäßig, erhalten Sie eine hervorragende Datenqualität und können Ihre Kunden optimal ansprechen und betreuen. Welchen Bereich Sie dabei als erstes angehen sollten, hängt maßgeblich davon ab, wozu Sie Ihre Kundendaten verwenden möchten. Verschicken Sie zum Beispiel häufig Postsendungen, sind einwandfreie Adressdaten maßgeblich – während für E-Mail-Marketingkampagnen korrekte E-Mail-Adressen Ihrer Kunden den Erfolg bestimmen. Bei der Beratung unserer Kunden und der Umsetzung von geeigneten Maßnahmen fokussieren wir uns daher nicht nur auf die Implementierung von Werkzeugen, sondern verstehen auch die dahinterliegenden Prozesse und Strukturen. Gemeinsam verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre aktuelle Situation und leiten bedarfsgerechte Maßnahmen ab. So stellen wir sicher, dass der Datenbestand relevant gesäubert wird und Sie die wichtigsten Schritte zuerst umsetzen können.

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