Projekt Controlling wird agil!

Wie Sie Task Boards als Controlling Tool clever nutzen

Task Boards zeigen nicht nur den aktuellen Prozess eines Sprints auf einen Blick. Sie geben wichtige Informationen darüber, wo und wann es zu Blockaden und Flaschenhälsen kommt. Smartes Monitoring mit Kanban beispielsweise bietet wertvolle Methoden für kontinuierliche Verbesserungen der Workflows von Sprint zu Sprint.

Task Boards sind hilfreiche Werkzeuge, um den Prozess eines Sprints oder Projekts einfach und schnell erfassen zu können. Weiters sind sie genauso als smarte Projektcontrolling Tools einsetzbar, wenn man sie effektiv liest. Ein Task Board oder Kanban Board sollte auf jeden Fall ausreichend elementare Informationen über jeden einzelnen Task enthalten. So geben User Stories an, was aus Sicht des Users funktionieren soll. Dabei sind User Stories keine Liste an Requirements, sondern beantworten elementare Fragen der Bedienbarkeit und des Nutzens von Features in einem Satz. “As a I want so that . User Stories werden in der Spalte Backlog oder User Stories gesammelt.



Um das Projekt gut zu überwachen, ist es sinnvoll, auf der Taskkarte neben einem klar verständlichen Titel auch eine eigene Task ID zu vergeben, das Eingangs- sowie Ausgangsdatum zu vermerken und – wenn es eines gibt – das feste Lieferdatum. Auf der Rückseite der Taskkarte sollte optimaler Weise ebenfalls die Definition of Done vermerkt sein, auch wer den Task bearbeitet hat und wann er von WIP nach Done gewechselt ist.

Dadurch kann jeder und jede Beteiligte des Projekts jederzeit einsehen, wie es um den Fortschritt steht. Der Scrum Master hat die Verantwortung das Board aufmerksam zu beobachten und unmittelbar zu reagieren, wenn er oder sie Verzögerungen bemerkt. Er oder sie muss dabei sehr wachsam sein und aufkommende Hindernisse so schnell es geht erkennen und schließlich helfen, diese zu beseitigen.


Mit gut beschrifteten Taskkarten am Board sind die Schätzungen mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichbar und die jeweiligen Durchlaufzeiten können errechnet werden.

Durch das Sammeln und Auswerten dieser Informationen hilft der Scrum Master dem Team, zukünftige Sprints zu planen und User Stories (neu) zu schätzen. Er kann das Team bei der anstehenden Planung unterstützen, indem er wertvolle Informationen über die letzten Sprints im Detail erhält. Er oder sie kann das Team fordern und fördern, indem er die richtigen Fragen zu neuen Aufgaben stellt, die denen früherer Aufgaben ähnlich sind. Bei diesem Ansatz ist es die Herausforderung und Pflicht des Scrum Master, sich als Teamcoach auf die kontinuierliche Verbesserung durch die Nutzung von Erfahrungen und Daten zu konzentrieren.



Dieses Task Board zeigt ein Beispiel für ein offensichtliches Hindernis im Sprint.

In der Spalte "User Stories" werden die User Stories priorisiert. Die graue User Story sieht gut aus. Die orangefarbene User Story scheint stecken geblieben zu sein, denn die blaue User Story, die unterhalb der orangefarbenen priorisiert ist, ist weiter vorangeschritten. In diesem Fall muss der Scrum-Master herausfinden, warum der Task blockiert und sicherstellen, dass der Entwickler/die Entwicklerin die Unterstützung erhält, die er oder sie benötigt, um die Aufgabe so schnell wie möglich in bester Qualität zu erledigen.


Die Unterspalten Doing and Done spezifizieren den Prozess noch mehr.

Die Task Bords oben stellen eine einfache Form von Kanban dar. Bei komplexeren Prozessen können Sie das Board nach Ihren Wünschen bearbeiten und anpassen. Indem Sie z.B. Unterspalten hinzufügen, können Sie verfolgen, wie schnell eine Aufgabe von WIP zu Test gewechselt hat.



Um einen vollständigen Überblick über Ihre Aufgaben zu haben, ist es sinnvoll, jeder einzelnen Aufgabe so viele Informationen wie nötig und so wenig wie möglich hinzuzufügen. Neben den physischen Informationen zu den Aufgaben sollte der Scrum-Master weiters auch eine eigene Dokumentation über User Stories und Workflows führen.


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Über die Autorin:

Christina Schwarz

Scrum Master / People Line Manager

Die zertifizierte Scrum Masterin mit langjähriger Erfahrung im Coaching von Teams und Einzelpersonen ist begeistert von einem agilen Mindset. Sie unterstützt Teams dabei effizienter, erfolgreicher und zufriedener zu werden. Christina motivieren besonders die positiven Überraschungen, die außerhalb der Komfortzone auf uns warten.

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