Recruiting mit Chatbots - Künstliche Intelligenz im Bewerbungsprozess

Wie Chatbots im Recruiting eingesetzt werden und welche Trends sich durch das Aufkommen künstlicher Intelligenz abzeichnen, beleuchten wir in unserem aktuellen Blogartikel.

Ein Chatfenster poppt auf, zu lesen ist die Nachricht „Guten Tag! Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?” – auf diese oder ähnliche Begrüßungen trifft man immer häufiger auf Unternehmenswebseiten. Dahinter stecken Chatbots, die darauf programmiert sind, dem Besucher möglichst schnell Antworten auf seine brennendsten Fragen zu geben. Die intelligenten Bots werden ständig weiterentwickelt und werden in naher Zukunft zu unserem Alltag gehören.

Besonders in der Ansprache von potentiellen Kandidaten für offene Stellen versprechen Chatbots eine Erleichterung des Bewerbungsprozesses. Der Frage nach den aktuellen Einsatzgebieten, aber vor allem nach Vorteilen und Nachteilen, gehen wir in unserem aktuellen Blogbeitrag nach. Außerdem widmen wir uns anderen intelligenten Lösungen für die Personalbeschaffung und Trends die sich durch das Aufkommen künstlicher Intelligenz abzeichnen.

Wie setzt man Chatbots für Recruiting ein?

Besucher einer Website wollen sehr schnell zu der von ihnen gesuchten Information gelangen – und verlassen die Seite sofort wieder, wenn sie die passenden Inhalte nicht rasch finden können. Hier können Chatbots helfen: ist ein Bot bereits auf der Startseite integriert, kann er den Nutzer zur richtigen Unterseite weiterleiten. Im Recruiting-Bereich könnte man den Kandidaten so auch sofort über offene Stellen informieren oder, wenn er sich für eine Stelle interessiert, eine kurze Vorabqualifizierung durchführen.

Die passende offene Stelle finden

Gerade bei größeren Unternehmen mit mehreren Standorten und vielen Stellenangeboten wird es für den interessierten Kandidaten schnell unübersichtlich. Oft gibt es keine Filtermöglichkeiten, der Kandidat muss eine lange Liste von Stellenangeboten sichten und entscheiden: ob eine seiner Qualifikation entsprechenden Stelle vorhanden ist, ob diese Stelle an einem Standort in seinem Einzugsgebiet ist und dann noch im Detail, ob es eine Tätigkeit ist, die zu ihm passt. Das ist zeitraubend und mühsam. Für einen Kandidaten der in Zeiten des Fachkräftemangels eine Vielzahl von Angeboten hat, auch ein Grund sich nicht weiter mit diesem Unternehmen zu beschäftigen.

Chatbots können Kandidaten gezielt Fragen stellen und auf dieser Basis nur noch die Stellen anbieten, die für den Kandidaten von Interesse sind. Eine Suche die über die Webseite vielleicht 20 Minuten dauern würde, kann so innerhalb von einem Zehntel der Zeit durchgeführt werden. Neben Texteingaben haben moderne Chatbot-Systeme auch die Möglichkeit über Buttons, Bilder und Links zu steuern, sodass der Kandidat leichter geführt werden kann. So ist es sehr einfach möglich Auswahllisten anzubieten, bei denen die Tipparbeit reduziert wird und der Kandidat einfacher ans Ziel geführt wird.

Automatische Vorabqualifizierung von Kandidaten

Weiteres sind Chatbots in der Lage, die Vorselektion durch bestimmte Fragen zu übernehmen. Ein Beispiel wäre die Frage der Sprachkenntnisse, Reisebereitschaft oder ähnliche Must Haves. Dafür eignen sich geschlossene Fragen, die vom Bewerber mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. So kann der Chatbot, abhängig von der gewählten Stelle, anhand eines Entscheidungsbaumes sehr einfach prüfen ob die Grundvorraussetzungen für eine erfolgreiche Bewerbung gegeben sind. Sollte der Kandidat Interesse haben bzw. auch bestimmte Kriterien erfüllen, kann dieser gleich via Chatbot seine Unterlagen hochladen oder wird über die weiteren Bewerbungsschritte informiert.

Die Unterlagen landen im nächsten Schritt üblicherweise in einer Datenbank, in der Bewerber mit Jobs verknüpft sind. Einige Datenbanken bieten bereits ein prozentuelles Matching der Kandidaten zur offenen Position an, welches die Reihung der Top-Kandidaten erleichtern sollte. Auch gibt es für Bewerber oft die Möglichkeit, selbst Zugriff auf das angelegte Profil in der Datenbank zu haben, damit sie Daten gegebenenfalls ändern können.

Welche konkreten Vorteile haben Chatbots?

Die ständige Erreichbarkeit, die schnelle Weiterleitung zu den wichtigen Informationen – auch wenn sie auf verschiedensten Kanälen verteilt sind – und die Zeitersparnis für Recruiter sprechen für die Nutzung der intelligenten Lösung.

  • 24/7 immer für Sie da: Ein großer Vorteil von Chatbots ist, dass sie ständig erreichbar sind – 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Möchte jemand auch am Wochenende oder nach Feierabend an Informationen kommen, ist er nicht an eine Kontaktperson im Unternehmen gebunden. Über die Eingabe der Frage im Chatfenster bekommt er sofort eine Antwort. Außerdem kann der Chatbot das Gefühl vermitteln, dass das Unternehmen jederzeit für den Interessenten da ist.

  • Stellensuche leichtgemacht: Durch die Begrüßung des Bots bereits auf der Startseite muss sich der Kandidat nicht mehr auf der Unternehmensseite orientieren. Bei Eingabe bestimmter Stichwörter wie zum Beispiel Jobtitel oder Arbeitsort kann der Chatbot sofort Auskunft geben, welche Stelle gerade offen ist. Dies kann mit Filterfragen ergänzt werden um herauszufinden, ob der Interessent die Anforderungen für die ausgeschriebene Position erfüllt.

  • Unabhängig von Kommunikationskanälen: Chatbots sind nicht nur an der Desktopversion der Unternehmensseite gebunden, sondern können auch auf der mobilen Ansicht mit Interessenten kommunizieren. Auch Whatsapp oder Facebook Messenger können als Kommunikationskanal dienen.

  • Schneller zum Ziel: Recruiter sparen Zeit für den Erstkontakt, das Hochladen der Unterlagen in eine Datenbank und/oder die Vorselektion. Bewerber werden durch die Filterfragen bereits darüber informiert, ob sie den Anforderungen der Stelle entsprechen.

  • Einer für alle: Ein Bot kann gleichzeitig mit mehreren Interessenten kommunizieren und simultan von mehreren Kandidaten abgerufen werden.

Was muss man beachten?

Chatbots sind eine sehr junge Technologie und auch die künstliche Intelligenz hat ihre Grenzen. Deshalb gibt es auch die eine oder andere Herausforderung, der man sich stellen muss.

  • Das richtige Wording: Wenn es um die Stellensuche geht, haben die Kandidaten abhängig ihrer Vorbildung unterschiedlichste Arten, sich zu artikulieren. Auch die Rechtschreibung kann ein Thema sein: Einfache Rechtschreibfehler erkennt der Bot sofort, aber bei komplexeren Fehlern wird das Verständnis der Eingabe deutlich schwieriger. Außerdem ist die richtige Ansprache eines Kandidaten nicht immer einfach: Ein Kandidat für eine Führungstätigkeit möchte förmlicher angesprochen werden als ein Schulabsolvent, der eine Ausbildungsstelle sucht. Was ein Mensch hier intuitiv richtig machen würde, muss einem Chatbot „gelehrt” werden – und das ist aufwendig.

  • Sprache hat viele Facetten: In allen Sprachen der Welt gibt es eine Vielzahl von möglichen Antworten auf konkrete Fragestellungen, die ein Chatbot interpretieren muss. Zu Beginn kann er nur das, was ihm die Programmierer „gelehrt” haben. Mit der Zeit lernt Chatbot dazu und es entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

  • Persönliche Fits der Kandidaten: Fachliche Fragen, die ein Kandidat beantwortet, können schon sehr gut interpretiert werdem. Aber wenn es um Softskills geht, stößt ein Bot schnell an seine Grenzen. An dieser Stelle sind weiterhin die Recruiter gefragt, die in persönlichen Gesprächen prüfen können, ob der Kandidat auch in das Team des Unternehmens passt.

Gibt es auch anderen intelligente Lösungen?

KI im Bereich Active Sourcing

In vielen Unternehmen gehen aufgrund des Fachkräftemangels und der guten Beschäftigungslage immer weniger Bewerbungen ein. Das aktive Zugehen auf passende Kandidaten, Active Sourcing genannt, ist allerdings ein sehr zeitintensives Unterfangen. Dabei suchen Recruiter manuell auf den diversen Portalen, wie Xing und LinkedIn, nach Profilen. Um genau diese Tätigkeiten zu automatisieren, gibt es bereits Tools: Durch die Eingabe von Stichwörtern, wie einem bestimmten Einzugsgebiet oder der gesuchten Berufserfahrung, machen sich diese Lösungen auf die Suche nach übereinstimmenden Profilen. Es geht sogar so weit, dass sie unter anderem auch die Wechselbereitschaft kalkulieren können: Dafür werden verschiedene Faktoren, wie zum Beispiel berufsbezogene Aktivitäten, Vergrößerung des beruflichen Netzwerkes, Dauer des aktuellen Arbeitsverhältnisses und Art des Berufs, herangezogen.

Automatisch Bewerbungsunterlagen analysieren

Auch die automatische Analyse von Bewerbungsunterlagen mit Hilfe von KI-Modellen kann viel Zeit in den HR-Abteilungen sparen. Dabei werden beispielsweise Schreibstil und Lebenslaufdaten automatisch geprüft. Grundlage für diese KI-Modelle sind Projekte, in deren Rahmen von Psychologen diverse Persönlichkeitsmerkmale auf Basis von interpretierten Lebensläufen herausgearbeitet wurden. Die so gewonnenen Daten und Erkenntnisse werden über KI-Modelle auf neue Bewerbungsunterlagen angewendet. Mit dieser Vorgehensweise können Recruiter bereits früh feststellen, ob ein Kandidat passt oder nicht und Einstellungsprozesse wesentlich verkürzt werden.

Die Zukunft: Trends durch KI im Recruiting

Die Weiterentwicklung von intelligenten Lösungen schreitet stets voran und halten Einzug in unseren Alltag. Der vermehrte Einsatz künstlicher Intelligenz im Recruiting wird zum einen den Bewerbungsprozess von Seiten der Kandidaten ändern, zum anderen wird dabei auch die Rolle des Recruiters in diesem Prozess neu definiert werden müssen.

Ist ein Kandidat aktiv auf Jobsuche, sucht er zuerst Informationen über offene Stellen und potentielle Arbeitgeber. Mittels Chatbots auf Unternehmensseiten werden Interessenten sich Informationen über die offenen Positionen bzw. auch zum Unternehmen schnell und einfach selbst einholen können.

Was in den USA bereits Gang und Gebe ist, könnte auch in Europa bald vermehrt zum Einsatz kommen: Das Videointerview. Mit Hilfe automatisierter Videointerviews ist es möglich, mehrere Kandidaten gleichzeitig zu interviewen und zu einer anderen Zeit abzurufen. Dabei wird der Bewerber entweder mit einer Frageliste, einem akustischen Bot oder Avatar konfrontiert. Zurzeit wird auch daran gearbeitet, Lösungen für die Gesichtsausdruckserkennung und dadurch die Einschätzung der Emotionen zu optimieren.

Sollte der Bewerber die Hürden der Vorselektion durch intelligente Lösungen überstanden haben, kommt es im weiteren Schritt zum persönlichen Kennenlernen des Vorgesetzten und gegebenfalls Teammitgliedern sowie Recruiter.

Es zeichnet sich mit dem verstärkten Einsatz künstlicher Intelligenz im Recruiting ein Trend der Verzögerung des persönlichen Kontakts ab, gewährleistet aber gleichzeitig einen standardisierten Prozess sowie eine wertfreie Vorselektion.

Welche Rolle hat der Recruiter zukünftig?

Man würde meinen, dass mit dem zunehmenden Einsatz von intelligenten Lösungen – wie Chatbots für den Erstkontakt, Suchmaschinen für das Finden potentieller KandidatInnen oder automatisierte Videointerviews – die Stelle des Recruiters gefährdet ist. Intelligente Lösungen sind aber vielmehr nützliche Werkzeuge um Zeit für wichtige Tätigkeiten, wie das Screenen von eingehenden Bewerbungen, Interviewführung bis hin zur Umsetzung von Employer Branding-Maßnahmen zu gewinnen. Zukünftig werden Recruiter sich dank intelligenter Lösungen auf den persönlichen Kontakt zu Kandidaten und die Strategie ihres Aufgabenbereichs fokussieren können.

Birgit Schachermayr

Über die Autoren:

Birgit Schachermayr
Recruiter / Researcher DACH

Birgit Schachermayr ist seit März 2017 als Recruiterin und Researcherin für Qualysoft DACH tätig.

Zuvor studierte sie Psychologie mit dem Schwerpunkt „Arbeit, Bildung und Wirtschaft” und schloss die Ausbildung zur zertifizierten Arbeitspsychologin ab.

Wolfgang Graßhof
Wolfgang Graßhof
Vorstand Wogra AG

Der Vorstand und Gründer der WOGRA AG ist seit 20 Jahren in der Softwareentwicklung tätig. Seit zwei Jahren richtet er das Unternehmen konsequent in die Richtung künstlicher Intelligenz aus. Mit der Digital two GmbH als Tochterunternehmen gründete die WOGRA einen Softwareanbieter für Chatbotsysteme, die im Support, Vertrieb und im Recruiting sehr gut eingesetzt werden können.

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