Wie eine lernende Organisation entsteht

Continuous Improvement als Schlüssel zum Erfolg

In Zeiten der VUCA Welt, in denen das Motto „change or die“ die Geschäftswelten prägt – oder anders ausgedrückt, wer nicht mit den schnellen Veränderungen der (IT)-Welt mitmacht und sich nicht anpasst, bleibt auf der Strecke. Continuous Improvement ist für die gesamte Organisation überlebenswichtig und kann mit innovativen und interaktiven Varianten das fachliche Know How bringen und effizienten Wissensaustausch innerhalb der Teams anregen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen dafür zuständig sind, neueste Technologien und Entwicklungen ins Team zu tragen und für State of the Art Know How zu sorgen, stehen Sie vermutlich vor der Herausforderung, wie Sie das am besten angehen. E-Learning Trainings und Konferenzen sind tolle Methoden, sich weiterzubilden und zu vernetzen, doch gibt es interaktive Methoden, wie das Wissen Ihrer Mitarbeiter effizient und kostenschonend im Unternehmen weitergeben wird.


"Wissen ist das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt."


IT Experten sind dafür bekannt, für spezielle Bereiche ein sehr tiefes und umfangreiches Wissen zu haben. Damit in Ihrem Unternehmen wenig Abhängigkeit und Isolation durch einzelne Spezialisten entsteht, sind Knowledge-Transfer Maßnahmen notwendig. Das kann sowohl innerhalb des Teams wie auch der ganzen Organisation stattfinden.

Voraussetzung dafür ist Offenheit, der Wille zur Wissensweitergabe wie auch Lernen sowie Neugier und Engagement – von Ihren Mitarbeitern genauso wie von Ihnen selbst.


Welche Möglichkeiten stehen Ihnen und Ihrem Team also zum Ausprobieren zur Verfügung?


Best practice Sessions

Setzen Sie sich mit ihrem Team zusammen und organisieren Sie für das Kalenderjahr monatlich einen fixen Termin, in dem ein Teammitglied ein Ereignis eines Projekts vorstellt, das besonders gut gelungen ist. Folgende Fragen sollen kurz und prägnant beantwortet werden.

  • Was war die Herausforderung?
  • Warum ist es gut gelungen?
  • Was ist notwendig, dass das auch zukünftig so gut funktioniert?


Die Absprache der Speaker und Themen sollte innerhalb des Teams selbstständig und kontinuierlich geschehen. Steht ein Agile Coach zur Verfügung, setzt er die Rahmenbedingungen fest und unterstützt beim Organisieren. Empfehlenswert sind Sessions mit maximal 30 Minuten.


Retrospectives

Wer sagt, dass Retrospektiven immer nur innerhalb von Scrum Teams stattfinden müssen? Wenn Sie lebenslanges Lernen und kontinuierliche Verbesserungen anstreben, sind Retrospektiven wichtig, um sinnvoll mit verschiedenen Partnern die vergangene Arbeit zu beleuchten.

Setzen Sie sich mit Ihren Stakeholdern, Kunden und Teams regelmäßig zusammen, blicken Sie kritisch auf die vergangenen Wochen und sammeln Sie positive wie negative Inputs. Sein Sie stolz auf die Ereignisse, die sehr gut gelaufen sind! Und betrachten Sie Herausforderungen, die weniger gut gemeistert wurden, als Chancen, es nächstes Mal besser zu machen. Halten Sie Ihre Ergebnisse unbedingt schriftlich fest und fokussieren Sie sich auf maximal fünf Verbesserungspunkte, die sie in den nächsten Wochen gezielt umsetzen möchten: Wer macht was bis wann?


Book Clubs

Eine Lernvariante für Leseratten. Gibt es ein neues spannendes Thema, in das sich manche Ihrer TeamkollegInnen einarbeiten sollen oder ist es für Sie einfach unerlässlich, immer auf dem neuen Stand der Entwicklung zu sein? Dann schlagen Sie einen „Book Club“ vor. Einmal im Monat werden die interessantesten Artikel der aktuellen Ausgabe einer von Ihnen gewählten Fachliteratur (Online, Buch oder Magazin) besprochen. Das Ziel: Up to date Knowlege und interaktiver Austausch zu neuesten Entwicklungen innerhalb des Teams.


Fail smartly

Ja, Fehler sind immer unangenehm. Um dennoch das Beste aus ihnen zu machen, heißt es Fail Smartly! Edison brauchte mehr als 3000 Versuche, bevor er eine funktionierende Glühbirne entwickelte. Trotz der beachtlichen Anzahl an Versuchen, wusste er jedes Mal, dass er eine weitere Entdeckung gemacht hat – nämlich die, wie es nicht funktioniert. Daher ist jeder Fehler eine wichtige Information für die Zukunft.

Ähnlich wie in den Best Practise Sessions werden Prozesse oder Projekte in der Gruppe vorgestellt, die fehlgeschlagen sind. Und im Anschluss eine sinnvolle und konstruktive Diskussion dazu. Hier ist Fingerspitzengefühl durch den Agile Coach gefragt. Niemand gibt gerne öffentlich seine Fehler zur Schau. Am besten beginnen Sie selbst damit und zeigen offen und aufrichtig, wie Sie mit Ihren Fehlern umgehen. So bauen Sie eine positive Fehlerkultur in der Organisation auf und bauen Offenheit, Verständnis und Vertrauen auf.


Innovation Lab

Gute Ideen kommen Ihnen und Ihrem Team spontan, doch die Umsetzung fällt immer wieder unter den Tisch? Organisieren Sie quartalsweise einen ein Tages Workshop, bei denen die Teams zusammenkommen und ihre Ideen vorstellen können. Das Innovation Lab ist ein geschützter Raum, in dem Brainstorming betrieben wird, experimentiert, versucht und auch „verrückte“ Ideen kreiert werden können.

Wenn eine Idee schließlich auch umgesetzt wird, sollen sich die Teams unbedingt selbst zusammenfinden können, um „ihre“ Ideen eigenständig umzusetzen. So können Produkte und Implementierungen für den Kunden zustande kommen, die ihm einen hohen Geschäftswert bringen, die für ihn aus dem Entwicklungsteam entstanden ist.


360° Feedback

Konstruktives Feedback geben zu können sowie es auch anzunehmen ist eine wichtige Tugend und hohe Kunst. Damit Feedback nicht nur top down, sondern auch bottom up gegeben werden kann, sind besondere Kommunikationsformen notwendig, um Sorge vor Konsequenzen zu verhindern.

Mit anonymen 360°Grad Feedbacks werden Führungskräfte und Entscheidungsträger von den Teams bewertet. Dabei erhalten die Manager Feedback von allen Personen, mit denen sie in der Organisation zu tun haben, also auch KollegInnen und MitarbeiterInnen.

Die Ergebnisse werden dann mit der eigenen Einschätzung verglichen und daraus mit dem Agile Coach oder dem HR Verantwortlichen Maßnahmen zur Verbesserung gezogen.


Dealing with the „Worst Case Scenario“

Spielerisch kann in einem Workshop mit verschiedenen Teilnehmern der „Ernstfall“ geprobt werden. Die Teilnehmer können entweder aus demselben Team stammen oder auch aus mehreren Teams eine Gruppe bilden. Der Agile Coach moderiert und führt sorgsam die Gruppe und ist dafür verantwortlich, dass die spielerische Atmosphäre zu jeder Zeit spürbar bleibt.

Folgende zwei Szenarien werden jetzt inszeniert: 1. Was kann passieren, um das Projekt, die Abteilung oder die Firma zum Scheitern zu bringen? 2. Wie kann das Projekt, die Abteilung oder die Firma gerettet und wieder aufgebaut werden?

In diesem Workshop müssen sich die Beteiligten aus ihren gewohnten Rollen begeben und andere Perspektiven einnehmen. Das führt in den meisten Fällen zu neuen Erkenntnissen und besseren langfristigen Entscheidungen und nimmt Sorge vor ungewissen Zukunftsaussichten.


Open Space Center

Open Space Center sind Tage der offenen Tür der Manager und Geschäftsführer, an denen sie für Ihre MitarbeiterInnen voll und ganz zur Verfügung stehen. Im Rahmen von Einzelgesprächen, Lunch Talks, Gruppendiskussionen oder Workshops können neue Ideen vorgestellt werden, Kritik geäußert und gemeinsame Pläne und Vorstellungen für die Zukunft besprochen werden.

Um die Atmosphäre zu lockern und das Eis zu brechen, eignet sich ein gemeinsames Frühstück als Einstieg besonders gut. Das Open Space Center soll die Distanz zwischen Entscheidungsträger und MitarbeiterInnen minimieren und den positiven Austausch im Unternehmen in einem informellen und angenehmen Rahmen ermöglichen.


Invite Experts

Holen Sie sich Experten ins Haus und veranstalten Sie interessante Workshops und Vorträge mit nationalen wie internationalen Speakern, die auf ihrem Gebiet Visionäre, Vorreiter und Inspirationen sind, um von ihnen zu lernen.


Probieren Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten mit Ihren Teams aus, experimentieren Sie und geben Sie sich und Ihrer Organisation das GO, eine lernende Organisation mit positiver Fehlerkultur zu werden, bei der kontinuierliche Verbesserungen und lebenslanges Weiterbilden zur Selbstverständlichkeit werden.


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Über die Autorin:

Christina Schwarz

Scrum Master / People Line Manager

Die zertifizierte Scrum Masterin mit langjähriger Erfahrung im Coaching von Teams und Einzelpersonen ist begeistert von einem agilen Mindset. Sie unterstützt Teams dabei effizienter, erfolgreicher und zufriedener zu werden. Christina motivieren besonders die positiven Überraschungen, die außerhalb der Komfortzone auf uns warten.

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